A continuación
se muestra un manual con las preguntas más frecuentes para usuarios
e instaladores de Totum Restaurant; estas surgen de la inquietud de nuestros
usuarios a lo largo de los años de experiencia instalando este
versátil sistema. Si la duda persiste, no vacile en contactarnos.
Gracias por instalar
y utilizar nuestros sistemas...es un placer para nosotros...
- Requerimientos.
Los requerimientos actuales del sistema son: Un computador P1 hacia
arriba, con sistema operativo MS-Dos, Windows 95, Windows 98, Windows
Me, Window XP, etc. O cualquier familia Winxx., Espacio no menor de
10 mg (recomendable), Impresora de Impacto o de cinta (Tickera Preferiblemente).
- ¿Cómo
se inicio Totum Restaurant? Totum Restaurant se inició
en el año 1997, por requerimientos de Brasilandia para automatizar
su negocio y desde ese momento hasta estos dias el sistema ha crecido
de una manera organizada y cubriendo todos los requerimientos de un
negocio de comida, ya sea con mesas, de comida rápida, etc, Hasta
ahora ya son más de 90 clientes instalados a nivel nacional.
- ¿Dónde
está el manual de ayuda del sistema? Entrando al
sistema, en el Menú Principal del Sistema, se presionaALT+F1
y se muestra un menú de ayuda.
- ¿Existe
alguna ayuda en línea? Si, en la línea 24
o penúltima línea de la pantalla, se muestra las teclas
o combinaciones de teclas relacionadas con las alternativas u opciones
de ayuda del programa que se esté ejecutando para ese momento.
- ¿En cual
carpeta del disco duro está instalado el sistema?.
El Sistema Totum Restaurant está generalmente instalado en una
carpeta o directorio denominado TOTUM y dentro de ella están
varias subcarpetas (ARCINV, para datos de inventario; ARCRES, para datos
de Restaurant: PRORES, para los programas; INSRES, para los programas
de instalación; REPRES, para almacenar los reportes enviados
al disco duro.
- ¿Cuál
carpeta debo respaldar?. A la hora de respaldar los datos
se recomienda grabar la carpeta TOTUM completa, dentro de ella están
todos los programas y datos para que el sistema funcione en otra máquina.
- ¿Cuáles
son las opciones principales del sistema Totum Restaurant?.
El sistema Totum Restaurant está compuesto por un menú
de 4 opciones principales. 1.- transacciones, que es el menú
para ejecutar movimientos de entrada, salida, facturación, cierres
de caja, etc. 2.- Archivos, que es el menú para codificar todos
los archivos necesarios para el sistema, productos, mesoneros, mesas,
cajas, tipos de iva, bancos, etc. 3.- Reportes, es el menú para
imprimir los reportes del sistema. 4.- Procesos Especiales, que es el
menú para ejecutar algunas opciones miscelaneas del sistema,
tales como: niveles de usuario, eliminar facturas, etc.
- ¿Cómo
se crea o modifica un registro (un producto, un mesonero, etc)?
Los registros
de los archivos se crean todos en el menú de Archivos. Esto es
Entrar al sistema, Control de Restaurant, Mantenimiento de Archivos.
Los registros se crean con códigos alfanuméricos o numéricos,
dependiendo del archivo; y los registros se actualizan o graban dándole
Enter hasta el final pasando por el status. El status se debe dejar
en blanco para dejar un registro activo y colocarle asterísco
(*) para eliminarlo.
- ¿Cuáles
son las teclas utilizadas dentro del sistema Totum Restaurant? Las
teclas utilizadas dentro del sistema son las siguientes.
- F1->
Consultar
- F10->
Traer un registro de la Consulta
- Enter->
Ir hacia adelante en los menús o entrar en las opciones
- Flecha Arriba, Flecha
Abajo->
Subir, Bajar en las opciones del menú o en las consultas.
- Página Arriba,
Página Abajo-> Subir, Bajar por bloques en las consultas.
- Escape->
Salir de una opción, salir del sistema.
- F9, TABULADOR->
Cambiar el ordenamiento de una consulta.
- ¿Que
se debe hacer luego de haber instalado el sistema Totum Restaurant?.
Luego de haber instalado el sistema en el computador se deben hacer
los siguientes pasos:
- Crear
y configurar los usuarios de sistema: Entrar al sistema,
Procesos Especiales, Claves de Usuarios. Se deben crear por lo mínimo
2 usuarios, uno para facturar y un usuario supervisor. Al usuario Supervisor
es recomendable colocarle nivel 5 y al usuario para facturar es recomendable
colocarle un nivel menor a 5.
- Configurar
los Datos de la Empresa.
Entrar al sistema, Procesos Especiales, Mantenimiento de empresas. Aqui
se debe revisar algunos datos importantes tales como: rif, nit, el puerto
impresora por defecto (LPT1, LPT2, COM1, COM2, ETC. Muy importante para
que el sistema imprima), si tiene el iva incluido cuando se están
colocando los precios de los productos, si utiliza precios de evento,
si utiliza contornos, si utiliza o no impresora de cocina o departamentos,
si lleva tipos de mesa, etc.
- Crear
y Configurar las impresoras del Sistema: Entrar al sistema,
Procesos Especiales, Configuración de Impresora. Aquí
se deben definir todas las impresora conectadas al sistema con su puerto
de impresión.
- Configurar
la caja. Esto
es entrar al sistema, Control de Restaurant, Mantenimiento de Archivos,
Configuración de Cajas. Aqui se configuran todos los parámetros
de la caja (formato de factura, nro de copias, puerto de impresión
de factura, etc.).
- Crear
los Grupos de Productos del Menú: Entrar al sistema,
Control de Restaurant, Mantenimiento de Archivos, Grupos de Productos
del Menú. Aquí se debe crear los distintos grupos que
posee el menú (Comidas, Bebidas, Entradas, Postres, Pizzas, etc.)
Dependiendo como esté compuesto el menú del restaurant.
- Crear
los Tipos de Iva:
Entrar al sistema, Control de Restaurant, Mantenimiento de
Archivos, Tipos de Iva. Aquí se definen los tipos de iva que
se manejarán en el sistema. Generalmente son dos (1.- 16 % /
2.- 0 ó exentos).
- Crear
los Productos del Menú. Entrar al sistema, Control
de Restaurant, Mantenimiento de Archivos, Productos del Menú.
Aquí es donde se definen todos los códigos de los productos
que se van a facturar en el restaurant. Es muy importante hacer un orden
bien definido de estos, la recomendación es crear productos con
códigos de tres dígitos, 001, 002, 003..........
- Crear
los Mesoneros. Entrar al sistema, Control de Restaurant,
Mantenimiento de Archivos, Mesoneros. Aqui se crean todos los mesoneros
que trabajan en el restaurant
- Crear
las Mesas: Entrar
al Sistema, Control de Restaurant, Mantenimiento de Archivos, Mesas.
Aquí se definen todas las mesas que posee el Restaurant con todos
sus parámetros. Es recomendable crear la mesa 99 para los pedidos
que son para llevar.
- Comenzar
a Facturar.
Entrar al sistema, Control de Restaurant, Transacciones, Pedidos
y Facturación, Colocar número de caja y comenzar a vender.
(Suerte en tus Ventas).
- ¿Que
significado tiene el status cuando estoy codificando un registro nuevo
o modificando uno que ya existe? El status significa que
se puede desactivar el registro para que no pueda ser leido por reportes
ni por consultas, en otras palabras para eliminar el registro; esto
se hace colocandole un asterísco (*). Esto significa que si se
desea eliminar un producto, se lo coloca un asterísco en el status.
- ¿Los
reportes, a dónde los puedo enviar? Siempre que
el sistema va a emitir un reporte, cualquiera que este sea, preguntará
el nombre del archivo, si se presiona Enter, este saldrá en la
impresora por defecto, si se presiona la tecla F1, este reporte saldrá
en la pantalla y si se escribe un nombre, cualquiera que este sea y
se presiona Enter, el reporte se irá a un archivo con el mismo
nombre colocado y se alojará en la carpeta TOTUM\REPRES. Estos
reportes enviados a un archivos, puedes ser abiertos con cualquier editor
de texto u hojas de cálculo.
- ¿Que
pasa si el sistema no imprime los reportes? Esto puede
ser debido a varias cirscunstancias, vamos a enumerarlas: 1.- El cable
de la impresora esta mal conectado o flojo, 2.- La impresora presenta
problemas, 3.- La impresora por defecto está mal configurada.
Esta se debe configurar entrando al sistema, Procesos Especiales, Mantenimiento
de Empresa, Puerto de impresora por defecto (debe tener LPT1, LPT2,
COM1, COM2 o el puerto donde está instalada la impresora).
- ¿Que
pasa si el sistema no imprime las facturas? Debo revisar
los apartados 1 y 2 del punto anterior, si continua el problema: 3.-
Revisar la configuración de la impresora, entro al sistema, Procesos
Especiales, Configuración de Impresoras, Puerto de Impresora
(debe tener LPT1, LPT2, COM1, COM2 o el puerto donde está instalada
la impresora). 4.- Debo revisar la configuración de la Caja:
Control de Restaurant, Archivos, Configuración de Cajas, y en
Emite Recibo debe tener una 'S'.
- ¿Cómo
se configura un usuario para que solo entre a facturación?
El sistema permite crear dos tipos de usuarios generales, uno con acceso
a todo el sistema y el otro que solo entre a facturación. Este
último se configura entrando al sistema, Procesos Especiales,
Claves de usuarios, se coloca la clave al usuario, se recomienda una
sencilla, el nombre del usuario, empresa por defecto, caja por defecto,
se coloca una ´N´ en se puede cambiar de caja, una ´N´en
se puede cambiar de empresa, se coloca una 'S' en entra directo a facturación
y un nivel menor a 5 en Restaurant y Procesos Especiales. Este usuario
tendrá niveles restrigidos dentro del sistema y entrará
el sistema directamente a facturación sin pasar por los menues
del sistema.
- ¿Cómo
se consulta dentro del sistema?. El sistema Totum Restaurant
utiliza la tecla F1 para consultar los registros dependiendo dónde
este parado el cursor para ese momento. Ejemplo, si estoy en la pantalla
de facturación, en mesas, y presiono F1, el sistema presentará
una consulta de mesas, si estoy en código y presiono F1, el sistema
presentará una consulta de productos.
- ¿Cómo
se cambia el ordenamiento de una consulta? El ordenamiento
de una consulta se cambia presionando la tecla F9 dentro de ella.
- ¿Cómo
se trae un registro de la consulta? Dentro de la consulta,
si presiona la tecla F10 posicionado en el registro a deseado, esta
se lo traerá a la pantalla anterior.
- ¿Cuales
son las teclas utilizadas en facturación?
Existen varias teclas y combinaciones de teclas utilizadas dentro de
facturación, la cuales son:
- F1->
Consultar
- F2->
Consulta las mesas abiertas con su monto,
- F3->
Eliminar un renglón del pedido,
- F4->
Abrir la gaveta de dinero
- F5->
Cambiar un mesonero ya asignado
- F6->
Ejecutar el Cierre de Caja desde Facturación
- F7->
Cerrar e imprimir una Factura
- F8->
Mantenimiento de Archivos, dependiendo donde esté parado el cursor.
- F9->
Presenta más ayuda.
- F10->
Cancela una factura ya impresa
- F11->
Permite introducir los datos fiscales del cliente.
- ALT+F1->
Permite reabrir una mesa ya facturada.
- ALT+F2->
Permite unir o mudar mesas
- ALT+F3->
Elimina un pedido completo
- ALT+F4->
Agrupa los productos iguales dentro del pedido
- ALT+F5->
Permite introducir un gasto
- ALT+F6->
Consulta los gastos introducidos.
- ALT+F7->
Permite reimprimir una factura.
- ALT+F8->
Imprime las mesas abiertas y las facturas canceladas en caso de siniestro
(ida de luz por ejemplo).
- ALT+F9->
Imprime un corte de cuenta sin facturar
- ALT+F10->
Cancela una cuenta por cobrar.
- ¿Cómo
se cierra la caja? La caja se cierra presionando la tecla
F6 desde facturación o por Control de Restaurant, Transacciones,
Cierre de Caja. Ya dentro de cierre de caja, se coloca el número
de caja a cerrar y luego el sistema pregunta si desea reportes de cierre
de caja, ventas por factura, ventas por productos; en nombre del archivo
se presiona Enter y estos reportes salen, luego el sistema pregunta
si desea borrar la caja, si se coloca 'S', el sistema almacenará
todas las ventas en un histórico y limpiará la caja para
comenzar un nuevo ciclo de ventas, si presiona 'N' o Escape, el sistema
no ejecutará ningún cierre de caja, asi ya haya imprimido
los reportes.
- ¿Se puede
reimprimir un cierre de caja? Si, por Control de Restaurant,
Transacciones, Cierres Históricos, presiona F1, se busca el cierre,
Enter hasta llegar al final y se imprime.
- ¿Como
se activa y maneja el inventario?. El inventario para
ser manejado necesita algunos pasos, el primero es codificar los productos
que se desean inventariar, esto es entrar al sistema, control de restaurant,
archivos, codificación de inventarios. En segundo lugar se debe
relacionar los productos del menú con los códigos del
inventario ya creado, esto es control de restaurant, archivos, productos
del menú, se escoje el código y cuando el cursor esté
parado en Nombre, se presiona la tecla F2 y se abrirá una ventana
donde se colocarán los códigos de inventario que componen
a este producto con sus cantidades, que no es más que diseñar
la receta del producto. Luego se activa el inventario por la opción
de archivos, configuración de cajas, y colocar una 'S' en USA
INVENTARIO.
- ¿Cómo
se diseñan y modifican los formatos de facturas, tickets de cocina,
etc.? El Sistema Totum Restaurant permite que el usuario
diseñe y modifique sus facturas y tickets de cocina. Esto es
entrando al sistema, Control de Restaurant Archivos, Configuración
de Cajas, se llama a la caja que se desee modificar y parado en cualquier
cambio se presiona F5 para modificar el encabezado
de la factura, F6 para modificar los renglones de la
factura y F7 para modificar el pie de página
de la factura. Para modificar los formatos de impresión en cocina,
se pasa a la segunda página de la configuración de caja
y se presiona ALT+F5 para modificar el encabezado del
ticket de cocina, ALT+F6 para modificar los renglones
de la cocina y ALT+F7 para modificar el pie de página
de el ticket de cocina. Las variables de los formatos se deben colocar
con un ampersan delante (@) y las variables deben ser
de tres (3) dígitos, ejemplo: @001.
Estas variables se pueden observar en la opción número
nueve (09) de la ayuda del sistema. En el menú principal del
sistema, se presiona ALT+F1 y se busca la opción
nueve (09).
- En el caso de
que mi restaurant sea sólo comida rápida y no tiene mesas,
¿Cómo configuro el sistema? El Sistema Totum
Restaurant se adapta al restaurant de comida rápida o solo para
llevar de la siguiente forma: Control de restaurant, Mantenimieto de
Archivos, Configuración de Cajas, se escribe la caja a modificar,
y en la segunda columna de la segunda pantalla está la opción
solo para llevar, esta debe activarse con la letra
'S' y a partir de ese momento, el sistema no solicitará
mesas para facturar.
- ¿Que
pasa si el monitor presenta unos caracteres especiales dentro de totum
restaurant? En el caso de Windows 95 ó Windows
98, algunas veces el monitor presenta unos caracteres especiales dentro
de totum restaurat, esto es por el modo de código de páginas,
esto se soluciona corriendo un programa para estos casos, en caso de
no tenerlo puede solicitarlo a nuestras oficinas o a nuestros técnicos.
Este tipo de caracteres no ocasiona ningún daño al sistema
ni a los datos.
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